Información sobre el trámite:

Admisión a trámite de las solicitudes.

1.Para la admisión a trámite, las solicitudes de eventos deberán estar compuestas por los documentos que figuren como obligatorios en la Sede Electrónica municipal.

2.Sólo podrá ser tenida en cuenta la documentación presentada por medio de la Sede Electrónica Municipal.

3.En función de las características propias del evento se podrá solicitar otros documentos adicionales, atendiendo a:

-Cuestiones de seguridad,

-Montaje de elementos con características especiales (carpas, escenarios, etc.),

-Otras condiciones del evento.

Normas generales para la autorización de eventos.

1.Las solicitudes de eventos deportivos, deberán realizarse por Sede Electrónica, con una antelación mínima de 30 días a la fecha solicitada.

2.Todos los documentos presentados para la autorización del evento, deberán ser congruentes entre sí en cuanto a número de participantes, espacio, fechas y horas solicitados.

3.No se podrá autorizar más de tres eventos anuales por cada entidad solicitante, salvo si la Concejalía de Deportes considera que conviene al interés público.

4.El Ayuntamiento de Boadilla del Monte, no dará prestaciones a los organizadores que generen gastos económicos, bebidas, trofeos, pago de seguros…, excepto que se firme convenio o contrato menor de patrocinio.

5.Los gastos de asistencia médica y ambulancia, en caso de considerarse necesarios, serán cubiertos por el organizador.

6.No se autorizarán eventos que supongan la entrada de animales en las instalaciones deportivas municipales, salvo casos excepcionales autorizados por la Comunidad de Madrid.

7. En el caso de precisar instalaciones provisionales (carpas, escenarios etc.) se podrá solicitar documentación adicional para la aprobación del evento.

8.La ocupación de los espacios para un evento tendrá la consideración de ocupación por alquiler, sin perjuicio de que este alquiler pueda estar exento del pago, conforme al Acuerdo de Fijación y Establecimiento de Precios Públicos.

9.La autorización y ejecución del evento estará sujeta en todo caso al cumplimiento de la Ley 17/1997, de 4 de julio, de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas, y el resto de legislación aplicable.

Contenido mínimo del Dossier del evento.

1.El documento “Dossier” deberá contener como mínimo, lo siguiente:

• Descripción del evento.
• Participantes: público general, miembros del club, clubes, etc.
• Listado de trabajadores/voluntarios, riesgos especiales si los hubiera.
• Cuotas, tarifas, carácter benéfico o no del evento.
• Naturaleza: federado/no federado; abierto al público general, sólo del club, varios clubes participantes; ámbito territorial;
• Ingresos y gastos previstos.
• Instalaciones que requieran montaje, en su caso.
• En caso de añadir algún elemento a la instalación (mesas, vallas, pódium, etc) será obligatorio incluir el plano de ubicación de elementos ajenos a la instalación.

Eventos benéficos.

1.Se entiende por eventos benéficos aquellos eventos en que se cobra a los participantes un precio o donativo, y donde la suma total de esos ingresos irá destinado a una causa caritativa.

2.No se admitirá como eventos benéficos aquellos eventos donde se prevea que parte de las tarifas cobradas o los donativos irán destinadas a cubrir los gastos generados.

3.En eventos “benéficos”, se deberá rellenar la casilla de Declaración Responsable indicando que todos los ingresos que se reciban por la realización del evento irán destinados a la entidad que corresponda. Posteriormente a la celebración del evento, se deberá presentar el justificante de pago a la entidad.

4.Para asegurar que el evento benéfico tiene como fin recaudar fondos para una causa benéfica, el solicitante se compromete a complementar, en caso de no llegar a recaudarlo, los ingresos que como mínimo serán del precio resultante de aplicar el Acuerdo de establecimiento y fijación de precios públicos por utilización de servicios y actividades físico-deportivas y normas de gestión.

5.Como requisito para la autorización de este tipo de eventos, el solicitante deberá presentar un cartel informativo del evento en el que figure el Ayuntamiento de Boadilla del Monte como colaborador del mismo. Este cartel deberá cumplir con las exigencias del correspondiente Manual de Identidad Corporativa del Ayuntamiento.